Durch die fortschreitende Digitalisierung entstehen täglich neue Herausforderungen für Assistenzen. Die Arbeitswelt wird zunehmend komplexer, wodurch sich das Arbeitstempo stetig erhöht.
Entsprechend wichtig ist es, sich eine optimale Orientierung in dieser Highspeed-Informationsgesellschaft zu schaffen und den persönlichen Blickwinkel zu erweitern. Auf diese Weise gelingt es, produktiv zu arbeiten und die Führungskraft auch bei sich stetig verändernder Anforderungen effizient zu entlasten.

Mit unserer Qualifizierung zur Zertifizierten Management-Assistenz 4.0 gelingt genau dieser Perspektivenwechsel problemlos. Gestalten Sie aktiv die Möglichkeiten des digitalen Wandels, nutzen Sie die Tools und Vorteile professionell und bewegen Sie sich persönlich souverän im Office 4.0.
Das Besondere: Die Zertifizierte Management-Assistenz 4.0 verbindet Technik, Tipps und smarte Arbeitsorganisation mit persönlicher Gelassenheit und zwischenmenschlichen Aspekten.  

Themenschwerpunkte

Modul I: Gelassen im Wandel – Office-Mindset 4.0
Tag 1: Den Wandel im Office mitgestalten
  • Klarheit im Begriffsdschungel: Mindset 4.0 /  Office 4.0 / New Work, etc. 
  • Assistenz 4.0 - Chancen und Herausforderungen
  • Ideenbörse für zukunftsfähige Aufgaben und Verantwortungsbereiche der Assistenz 4.0 
  • Wo können Sie Ihre Stärken am besten einbringen? 
  • Change-Management - wie können Sie die Veränderung mitgestalten? 
  • Wie ticken die Chefs der neuen Generation? 
  • Arbeiten mit der Generation X, Y oder Z: Die Zusammenarbeit im Generationenmix aktiv mitgestalten
  • Social-Media-Tipps für den Assistenz-Alltag
  • Praxis-Check: Fit for Future – das sind die wichtigsten Trends 
Tag 2: Mit Persönlichkeit punkten
  • Effiziente Kommunikation in der digitalen Welt
  • Was uns das 4-Farben-Modell verrät
  • Work-Life-Balance: So bleiben Sie gelassen
  • Feel-Good-Management
  • Stresskompetenz ausbauen
  • Leistungsfähigkeit dauerhaft sicherstellen, sich klar positionieren, klug mit persönlichen Ressourcen umgehen
  • Die eigene Akzeptanz im Team stärken und steigern
  • Zwischen den Stühlen vermitteln und die Dinge vorantreiben:
  • Keep cool: Schwierige Gesprächssituationen entschärfen - bei Kundenanrufen, unter hohem Arbeitsdruck mit ständig wechselnden Prioritäten
  • Nonverbale Signale erkennen, um besser auf interne und externe Kunden einzugehen
  • Praxis Check: Digital Detox – so finden Sie die Balance zwischen digitaler und analoger Welt
Modul 2: Smart und strukturiert – das Office im Griff
Tag 1: Tipps und Tools für das Büro der Zukunft
  • Überblick über aktuelle Informationstools (Slack, Trello, Yammer...)  
  • Richtig recherchieren 
  • Office 365: Die Tools im Überblick
  • OneNote: Das perfekte Notizsystem / Sinnvolle Strukturen anlegen / Zusammenarbeit mit One Note organisieren
  • Standards auch im digitalen Office 
  • Effiziente Zusammenarbeit von Assistenzteams die aus Teilzeitkräften bestehen oder die tlw. im Homeoffice arbeiten etc.
  • Aufgabenverteilung insbesondere im Vertretungsfall 
  • Techniken für die agile Zusammenarbeit 
  • Konzept agile Assistenzteams
  • Praxis Check: Wie digital arbeiten Sie bereits?
Tag 2: Smarte Arbeitsorganisation
  • Ziel- und Zeitmanagement für Fremdbestimmte 
  • Schaffen Sie Ihr Ordnungssystem 
  • Störungen und Zeitdiebe eliminieren 
  • Die effektive Rücksprache im digitalen Zeitalter
  • Kreativitätstechniken
  • Struktur der elektronischen Ablage optimieren 
  • Papierablage optimieren
  • Datenraumlösungen für vertrauliche Dokumente   
  • Datenschutz und Sicherheit im Internet
  • Praxis Check: Informations- und Ablagestandards entwickeln mit Lean Methoden
Modul 3: Projektassistenz 4.0 - die Praxis professionell gemanagt
  • Die Funktion der Projektassistenz: Bestimmung der Ausgangslage
  • Was gehört zu den Aufgaben einer Projektassistenz und was nicht?
  • Was ist ein Projekt und wie läuft es ab: das Phasenmodell in Anwendung
  • Hilfreiche Werkzeuge für Definition, Planung und Durchführung eines Projektes
  • Projektcontrolling als wichtige Größe und Steuerungsinstrument

Zielsetzung/Nutzen

Sie…,
  • setzen sich mit spannenden Themen und einer neuen Definition Ihrer „Rolle(n)“ im Office 4.0 auseinander.
  • erhalten professionelle und kreative Impulse für Ihren Büroalltag, um zukünftigen Aufgaben und Verantwortlichkeiten motiviert anzugehen.
  • entwickeln ein grundlegendes Verständnis von Projekten.
  • eignen sich fundiertes Wissen über und zu der Materie des Projektmanagements an.
  • lernen Tools und Methoden zur Organisation von Projekten kennen und anwenden.
  • definieren die Rolle Projektassistenz in Relation zu Ihrem Umfeld und Ihren konkreten Anforderungen.

Zielgruppe

Assistenzen aller Bereiche und Personen im Sekretariat

Hinweise

Das Seminar findet in Kooperation mit der ABG statt.

Zum Erwerb der Zertifizierung dient eine schriftliche Projektarbeit im Umfang von max. zehn Seiten zu einem selbstgewählten Thema.

Unsere Trainerinnen für Sie - kurz vorgestellt:

Lebendig, praxisnah und motivierend lautet das Trainingsmotto von Claudia Behrens-Schneider, die viele Jahre im Office-Management nationaler und internationaler Unternehmen tätig war. Heute ist sie seit über 20 Jahren selbstständige Trainerin, Beraterin, Coach und Herausgeberin / Autorin verschiedener Fachbücher für den Bereich Office-Management.

Luise Seidler kennt den Beruf der Assistenz sehr gut. In mehr als 20 Berufsjahren hat sie Fachkenntnisse in verschiedenen Funktionen sammeln können, zuletzt als Vorstandsassistentin in einem Großkonzern. Heute arbeitet sie als zertifizierte Trainerin, Coach und Beraterin in eigenem Unternehmen und vermittelt ihr praxisnahes Fachwissen - auch zu New Work und agiler Arbeit - an junge ebenso wie an erfahrene Assistenzen.

Menschen ihre Qualitäten erfahrbar zu machen und dies mit der Anwendung von Wissen und Methoden zu verbinden, ist das Ziel von Christine Maurer. Als selbstständige Trainerin ist sie Expertin für das Team Chef-Assistenz/Sekretariat sowie die entsprechende Arbeitsorganisation, aber auch für viele weitere Themen u.a. aus den Bereichen Zeitmanagement Teamprozesse und Kommunikation.