E-Mail-Flut: Die Technologien haben wir schon lange – das Wissen fehlt noch
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Digitalisierung ist in aller Munde. Das Thema hat unendlich viele Facetten und betrifft jeden von uns. Streng genommen hat Digitalisierung schon vor vielen Jahren begonnen, als Briefe Schritt für Schritt durch E-Mails ersetzt wurden. Die Argumente dafür kennen wir: schneller, einfacher, weniger Aufwand beim Versenden, … .

Doch von dem so entstandenen Produktivitätsgewinn scheinen die Anwender nicht wirklich zu profitieren. Viele Menschen beklagen Berge elektronischer Nachrichten, die kaum noch zu bewältigen sind. Nichterreichbarkeit wird immer weniger toleriert, Reaktionen werden umgehend erwartet. In den letzten Urlaubstagen denken viele mit Grausen an das übervolle E-Mail-Postfach am ersten Arbeitstag. Trotz hilfreicher Technik sind die Menschen gestresster denn je.


Was machen wir falsch?

Neue technische Möglichkeiten fordern von ihren Nutzern immer auch neue Kompetenzen. Es ist ein Irrglaube, dass man sein Verhalten aus dem analogen Zeitalter einfach in die digitale Welt überführen kann. Dinge, für die früher kein Regelungsbedarf bestand, müssen ganz neu überlegt und organisiert werden.

Die Lösungen für diese Probleme kann uns nicht die IT-Abteilung liefern. Sie bietet uns mit den technischen Tools nur das Handwerkszeug. Für seine sinnvolle Nutzung brauchen wir vor allem Strategien zum Umgang mit Informationen. Sind diese einmal entwickelt und verbindlich definiert, ergibt sich das konkrete Vorgehen fast wie von selbst.

Im Seminar „E-Mail-Flut bewältigen“ beschäftigen wir uns mit diesen Strategien und ihrer konkreten Umsetzung:

  • Wie gestalte ich meinen Posteingang besonders sinnvoll, damit die Struktur übersichtlich bleibt und alle Prozesse so einfach wie möglich ablaufen?
  • Wie ordne ich meine Daten, damit ich alles Wichtige schnell finden kann?
  • Wie stelle ich Transparenz im Team sicher, ohne Kollegen mit „CC-Mails“ zu überlasten?
  • Wie realisiere ich bei der digitalen Kommunikation Wiedervorlagen und Bearbeitungsnotizen?


Um einen spürbaren Nutzen aus dieser Technologie zu ziehen, ist es notwendig, dass wir uns mit den zahlreichen Anwendungen und Vorteilen ebenso wie mit eventuellen Nachteilen beschäftigen. Denn vor lauter Begeisterung über die neuen Möglichketen sollten wir nicht vergessen, dass nicht alles, was nun technisch machbar ist, immer auch sinnvoll und gewinnbringend ist.

Vielleicht wurde die Einführung solcher Systeme in der Vergangenheit zu sehr unter technologischen Gesichtspunkten betrachtet. Doch die Auswirkungen auf die Arbeit an sich und die sich damit verändernden Anforderungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden teilweise bis heute unterschätzt. Ein solcher Wandel muss aktiv begleitet und kann nicht einfach sich selbst überlassen werden.


Autor: Gunter Meier, More E+E
Berater und Trainer für Büro- und Selbstorganisation